致全校各單位: 依據111.2.17教育部函轉審計部來函說明，提到近年查核國立大專校院經費核銷情形，發現部分教師違法核銷經費，違法態樣包括： (一)以已歇業(撤銷營業登記)廠商收據核銷經費；(二)收據所載品項、負責人姓名、地址與登載營業資料不符…等等，為遏止這類弊端，教育部建請各校於核銷經費時，單據資料需輸入完整，包含：單據類別、日期、統一編號，日後將資料彙集到經費資料平臺，藉由經費資料平臺輸出的資料，連結經濟部商業司商工登記公示資料或財政部稅籍登記資料，將有助於察覺收據載列日期於廠商歇業或撤銷營業登記日期之後等異常情事。

爰此，會計系統單據輸入部份增加＂單據日期＂欄位，並於111.9.29改版上線,自動化系統設定在111.11.1開始控管,到時新增的案件若沒有輸入正確或完整,將無法存檔。

在此也將過去單據輸入常見的狀況臚列如下，供各單位參考：

1.受款人若由承辧人代墊支付,單據要輸入廠商的資料,不是代墊人,若系統沒有廠商資料,請先到總務處事務組找林永茂先生建檔.
2.出差旅費、加班費及個人薪資，不需要輸入單據資料（目前單據類別有出差旅費及加班費這兩項，日後擬研究刪除）.
3.單據類別選擇發票或收據,只能輸入統一編號,不能輸入個人的身分證字號.

主計室第三組 敬上

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111.10.12 另有mail補充說明如下:
1.核銷經費時，若案件類別為C、D、E、F、G、L、M、N、O、T、W、X類(獎助金、薪資等類)，不用輸入單據資料。

2.單據來源為國外廠商或個人所得(例如:出席費,審查費等等),要如何輸入單據？
請在單據別選擇「其他」，輸入一個共用的虛擬代碼(十個零)
代碼：0000000000
名稱：虛擬廠商01

3.已經建檔過的廠商，不用再重覆建檔，請先輸入廠商統編確認無法帶出資料再申請建檔，以免造成事務組的困擾。

4.單據資料的「單據別」有五項，其中加班費及差旅費請勿再點選使用。